Auteur: Frank Mars
25 mei jl. geldt de wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze wet gaat ons als heemkundevereniging ook aan. Daarom is het goed aan u uit de doeken te doen wat wij van u registreren en wie er over deze gegevens kunnen beschikken.
Uiteraard noteren wij van alle leden hun naam en adresgegevens. Daarnaast, als u het zelf heeft doorgegeven, uw e-mailadres en uw bankrekeningnummer. Uiteraard staat in het systeem vermeld vanaf wanneer u lid bent. Eén keer per jaar wis ik alle gegevens uit de lijst ‘Oud Leden’.
Bij bijzondere activiteiten als de jaarlijkse reis, voorintekening van boeken e.d., maak ik een lijst met namen die diegenen die voor de activiteit verantwoordelijk zijn, gebruiken. Deze lijsten gaan nooit verder dan de activiteitencommissie en het bestuur.
Elders in deze Boorn & Boerschop kunt u lezen dat onze leden gratis toegang hebben tot het Bussemakerhuis. Om een en ander te kunnen controleren wil men daar graag beschikken over een namenlijst. Daartoe maak ik één keer per jaar een lijst in een niet te veranderen bestand met daarop alleen de namen van onze leden. Voorbeeld: ‘210 F. Mars. Waarbij 210 staat voor het lidnummer. Geen adresgegevens e.d. dus. Met het Bussemakerhuis is afgesproken dat de lijst vernietigd wordt zodra er een nieuwe lijst in gebruik wordt genomen.
Als ledenadministrateur ben ik de enige met toegang tot de gegevens van de leden. Ik werk met het programma Davilex op de laptop van de vereniging. Ter beveiliging maakt dit programma een back-up in Google Drive. Deze back-up is terug te zetten in Davilex maar is versleuteld. Dus normaliter niet te lezen. Google is een van de softwareleveranciers die is aan gesloten bij het Privacy Shield Framework. Zij schermen de gegevens dan ook volgens de Europese eisen af.
Tot slot: het is uiteraard zo dat onze onvolprezen bezorgers van onze brieven en B&B’s in Borne en Hengelo weten wie er in zijn of haar wijk lid is en waar diegene woont. Wel zo makkelijk als je post moet bezorgen, lijkt mij.
Mocht u vragen of opmerkingen hebben over deze materie, laat het ons dan weten.
(–> naar PDF-versie van deze publicatie)
(–> naar inhoudsopgave 2018-02)
(–> naar Boorn & Boerschop pagina)